Cosa puoi fare con questo filtro?
- Visualizzare la lista dei rinnovi da effettuare
- Visualizzare la lista dei rinnovi effettuati
- Visualizzare la lista delle patenti da ricevere
- Visualizzare la lista delle patenti da consegnare
- Visualizzare la lista delle patenti in scadenza
- Visualizzare la lista delle pratiche con attività da svolgere
- Visualizzare la lista delle pratiche trasmesse
1.Visualizzare la lista dei rinnovi da effettuare
Con questo filtro potrai visualizzare tutti coloro che sono stati registrati nel database di iPatente per il servizio “rinnovo documento” ma che non hanno effettuato la visita medica di rinnovo.
2. Visualizzare la lista dei rinnovi effettuati
Con questo filtro potrai visualizzare tutti coloro che hanno completato il rinnovo della patente, nel periodo selezionato.
Chi decide se un rinnovo è stato effettuato oppure è da effettuare?
Nella sezione “servizio” della scheda cliente trovi il campo “marca operativa” ed il campo “data visita medica”. Se il campo “marca operativa” e “data visita medica” sono entrambi vuoti, iPatente Cloud inserirà la pratica del cliente tra i rinnovi da effettuare. Se entrambi i campi sono valorizzati oppure è valorizzato almeno il campo “data visita medica” la pratica verrà inserita tra i rinnovi effettuati. Lo schema di sotto può chiarire meglio il concetto:
Per inserire le date delle visite mediche è necessario entrare nella scheda anagrafica di ciascun cliente?
No, si può inserire e/o modificare la data della visita medica dall’elenco dei rinnovi da effettuare. Per farlo, clicca sul pennino inserito all’interno della colonna “visita” per far apparire il calendario dal quale potrai scegliere la data della visita effettuata
Come puoi notare dall’immagine in alto, se nel campo visita trovi una lettera “P” prima di una data, non si tratta di una visita medica effettuata ma di una data prenotata attraverso la funzione “prenota visite mediche” 
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3. Visualizzare la lista delle patenti da ricevere
Indicando, nella sezione servizio, che la patente dovrà essere recapitata in autoscuola come da immagine di sotto, il rinnovo effettuato si imposterà come “patenti da ricevere”.
4. Visualizzare la lista delle patenti da consegnare
Una volta che le patenti vengono recapitate in autoscuola, accedi alla lista “patenti da ricevere”, spunta le patenti che ti sono state consegnate e modifica lo status in “patente da consegnare”
In tal modo lo statu delle patenti cambierà in “patenti da consegnare”.
5. Visualizzare la lista delle patenti da consegnare
Dopo aver indicato al sistema che le patenti sono state recapitate e quindi sono da consegnare, sarebbe utile inviare un avviso ai clienti per invitarli a ritirare le proprie patenti.
Per fare questo, dalla lista delle patenti da ricevere spunta la lista dei nominativi a cui vuoi inviare l’avviso e premi il pulsante “comunica” come da immagina di sotto.
A questo punto potrai comporre un tuo messaggio oppure accedere all’elenco dei “template” dei messaggi come da immagine di sotto.
Una volta scelto il template del messaggio, ti verrà mostrata una schemata come da immagine di sotto nella quale il messaggio ti apparirà già preimpostato (template) ma potrai comunque modificarlo a tuo piacimento.
Premendo “INVIA WHATSAPP” si aprirà la schermata di whatsapp web ed i messaggi verranno inviati automaticamente a tutti i nominativi in lista.
A fine invio, il sistema ti mostrerà nuovamente la lista delle patenti da consegnare indicandoti, con un colore verde, se l’invio è stato effettuato correttamente oppure, con un colore rosso, se l’invio del messaggio non è stato effettuato.
Se il messaggio non è stato inviato, controlla il numero del telefono del cliente assicurandoti che ci sia, anteposto al numero, il prefisso internazionale (per l’italia +39). Se il numero è scritto bene, probabilmente il cliente non ha whatsapp installato sul suo telefono. In quel caso puoi inviargli un sms ma dovrai aver acquistato credito su skebby.it ed aver riportato l’account nell’apposita sezione all’interno di “gestione sede”.
Se il cliente viene a ritirare la patente, puoi spuntare dalla lista il suo nominativo ed effettuare il cambio status in “patente consegnata”. In tal modo la patente verrà mostrata sempre in lista rinnovi effettuati, nel periodo selezionato, ma con lo status di “PATENTE CONSEGNATA”.
Per sapere in che data è stata consegnata la patente, clicca sul nominativo per entrare nella sua anagrafica, scorri in basso e troverai il dato all’interno del box “note” come da immagine in basso.
Aggiorniamo automaticamente i dati delle patenti e le nuove scadenze
iPatente Cloud ti fa risparmiare molto lavoro nell’aggiornamento dei dati sui rinnovi effettuati. Potrai aggiornare i dati in modo massivo con un solo click selezionando i clienti dalla lista e scegliendo la funzione “Aggiorna dati” e cliccando su “Aggiorna dati Patente” come da immagine allegata.
Durante la procedura di aggiornamento dei dati, la schermata non sarà accessibile ed occorrerà attendere la fine dell’operazione, a meno che non venga premuto “annulla”.
Un indicatore verde ci mostra qual’è il nominativo che è in corso di aggiornamento (freccia gialla nell’immagine in alto) mentre se la casellina del nominativo non ha più la spunta, significa che il nominativo è stato aggiornata.
A fine operazione, clicca su “RICARICA” (come indicato dalla freccia bianca) per visualizzare se i dati sono stati correttamente aggiornati.
Cosa aggiornerò con questa operazione?
Verranno aggiornati i dati sul nuovo numero di patente, sulla data di rilascio e sulla nuova scadenza della patente.
6. Visualizzare la lista delle patenti in scadenza
Se hai provveduto a tenere aggiornati i dati sulla scadenza della patente, come indicato in alto, potrai estrarre nel periodo selezionato (mese specifico o intero anno) l’elenco delle patenti in scadenza.
Una volta estratte le patenti in scadenza, potrai inviare anche un messaggio automatizzato ai clienti in lista tramite la funzione “COMUNICA”.
Come già descritto, aggiungendo un messaggio da template si potrà inviare un messaggio via whatsapp in maniera massiva per ricordare ai tuoi clienti la scadenza della patente.
7. Visualizzare la lista delle pratiche con attività da svolgere
Questo filtro mostra tutte le pratiche che hanno una attività da svolgere, con scadenza (icona rossa) o senza scadenza (icona gialla)
8. Visualizzare la lista delle pratiche trasmesse
In questa lista vengono mostrate tutte le pratiche trasmesse nel periodo selezionato. Posizionandoci con il cursore del mouse sulla marca operativa di ciascuna pratica, ci verranno mostrate diverse informazioni ovvero chi ha trasmesso la pratica, la data e l’orario di trasmissione della pratica, come da immagine di sotto.
