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Inserire i Collaboratori ed inserirne i ruoli

Perchè dovrei registrare un collaboratore all’interno di iPatente Cloud?
Ogni giorno nella tua autoscuola vengono erogate lezioni di teoria, di guida, vengono gestiti i clienti (iscrizioni, trasmissioni, contabilità ecc).
iPatente Cloud è stato strutturato per assegnare ruoli e funzioni al personale dell’autoscuola, consentendoti di avere il controllo assoluto sulla tua attività.  Abbiamo previsto 5 ruoli principali all’interno del software che ti consentiranno di affidare a ciascun collaboratore il giusto incarico e le relative limitazioni operative.
1) Amministratore
E’ il ruolo che ha accesso completo a tutte le funzioni di iPatente Cloud. Può creare listini, cancellare ricevute, modificare profili contabili, aggiungere ulteriori collaboratori, ecc ecc. E’ un ruolo molto importante che dovrebbe avere solo il titolare/i  dell’autoscuola.
2) Direttore di sede
E’ un ruolo che è sicuramente molto più ampio rispetto a quello della segretaria ma molto più limitato rispetto a quello dell’amministratore. Chi è  Direttore di sede infatti non può creare listini, non può modificare i profili contabili degli allievi. Può visualizzare l’andamento della sede, può controllare la contabilità mensile ma non può controllare quella dei mesi precedenti.
E’ un ruolo che abbiamo previsto soprattutto per quelle autoscuole che hanno diverse sedi e per ciascuna di esse hanno un “preposto” che avrà funzioni di direzione e rendicontazione.
3) Segretario
Può iscrivere allievi, prenotare le guide,  effettuare gli incassi ed in genere tutte le operazioni di segreteria. L’amministratore può decidere se tale profilo potrà visualizzare  gli incassi/spese e la disponibilità di cassa del mese corrente oppure solo del giorno corrente. Chi ha il profilo di segreteria non può accedere alle funzioni previste per chi ha il profilo da insegnante e da istruttore. E’ possibile assegnare a chi ha le funzioni di segreteria anche quelle di insegnante ed istruttore (profilo multiplo).
4) Insegnante

Registrare un nuovo collaboratore
Per registrare un nuovo collaboratore, posizionati  con il cursore del mouse sulla icona “Gestione Sede”. Ti verrà mostrato un menù con varie scelte. Seleziona la voce “collaboratori” facendoci un click con il tasto sinistro del mouse.

Ti verrà mostrata una schermata dalla quale potrai aggiungere un nuovo collaboratore oppure aggiungere un collaboratore già esistente all’interno di iPatente che lavora presso sedi secondarie della tua autoscuola.
Questo perchè iPatente Cloud ti consente, in caso tu sia titolare di più sedi, di abbinare a ciascun collaboratore mansioni, ruoli e limitarne l’operatività alle sedi che desideri.

E’ necessario inserire i dati fondamentali del collaboratore ovvero nome e cognome ed i dati della sua utenza di accesso su iPatente Cloud.
A tal fine ti consigliamo di chiedere al tuo collaboratore di fornirti un indirizzo email e di scegliere una password per l’accesso ad iPatente Cloud. Questi dati dovranno essere inseriti all’interno della sezione “utenza” posta in basso alla pagina.

A cosa serve il pulsante ATTIVA SMARTPHONE?

Permette di attivare l’App iPatente Cloud sullo smartphone dei tuoi collaboratori. In tal modo, potranno usare le funzioni  diverse funzioni utili quali:
a) Acquisire foto e firma tramite il loro smartphone
b) Visualizzare il calendario guide
c) Registrare le lezioni di guida (manovre effettuate, errori commessi, ecc ecc)

Una volta premuto il pulsante “Attiva smartphone” ti verrà mostrato un codice a 9 cifre. Questo codice servirà per attivare iPatente Cloud su smartphone o tablet.
Una volta inserito il codice, iPatente Cloud chiederà di inserire i dati di accesso (posta elettronica/username e password che hai inserito nel box Utenza come da immagine in alto.
Attenzione però perchè se attivi l’App con questo codice, essa si aprirà con il profilo del tuo collaboratore e non sarà possibile usare altri profili utente.

Facciamo un esempio: fornisco il codice di attivazione di iPatente Cloud al mio collaboratore che, anzichè usarlo sul suo telefono/tablet lo utilizza su un PC dell’autoscuola. Bene, da quel momento in poi l’App iPatente Cloud si aprirà sul PC dell’autoscuola senza chiedere username e password e si aprirà sempre con il profilo del tuo collaboratore. Pertanto tutte le operazioni che verranno effettuate su quel PC saranno di fatto “intestate” al tuo collaboratore.
Questa operazione è sconsigliatissima poichè si potrà accedere a iPatente Cloud senza inserire le proprie credenziali di accesso.

Ho installato iPatente Cloud su un tablet dell’autoscuola ed esso sarà a disposizione dei miei istruttori. Devo usare questa procedura per attivarlo?
No, in questo caso hai la necessità di far accedere i tuoi istruttori ciascuno con il proprio account. In tal caso è consigliabile attivare il tablet come “postazione segreteria” utilizzando il menù “Postazioni autoscuola”. In tal modo, ogni istruttore accederà allo stesso modo in cui si accede sull’App installata sui PC fissi ovvero con nome utente e password.

Continuiamo la configurazione del collaboratore inserendo gli orari di lavoro cliccando sul pulsante “aggiungi”. Cliccando sul pulsante “aggiungi” ti verrà mostrato un menù dal quale potrai ti verrano mostrati i ruoli che hai assegnato al collaboratori e ti verrà indicato di dettagliare gli orari di lavoro per il ruolo selezionato

Cliccando su AVANTI potrai associare gli  orari e i giorni di lavoro del tuo collaboratore come da esempio

Finito l’inserimento dei dati, troverai gli orari inseriti all’interno del box “Orari di lavoro”.  Se il collaboratore fa pausa pranzo, dovrai inserire prima gli orari dell’orario Antimeridiamo e poi aggiungere gli orari Pomeridiani cliccando nuovamente sul pulsante “aggiungi”.

Se il collaboratore ha il ruolo di istruttore, potrai indicare anche la sede primaria in cui effettua le guide, il suo veicolo abbinato (in tal modo quando prenoti la guida il sistema propone l’abbinamento automatico al veicolo selezionato) e potrai scegliere un colore abbinato da visualizzare nel calendario delle guide, così da poter riconoscere “a colpo d’occhio” gli impegni di un istruttore rispetto ad un altro.

Un’altra sezione importante nella scheda del collaboratore, quando ha la mansione di istruttore, è quella che ci indica le ore di lavoro effettuate nella sede corrente dall’istruttore, come da immagine di sotto. Questa sezione è molto utile soprattutto se hai qualche istruttore che viene pagato in base alle ore lavorate poichè non dovrai effettuare alcun calcolo a fine mese in quanto il software ti calcolerà tutto in automatico.

Conclude la sezione “collaboratori” le opzioni , dove trovi:
a) la possibilità di disabilitare l’utente  o riattivarlo.
Cliccando  sul pulsante “DISATTIVA” l’utente non potrà più accedere ad iPatente Cloud fino a quando non verrà nuovamente riattivato. Attenzione però perchè se il collaboratore ha iPatente Cloud attivo sul proprio smartphone, oltre a disattivarlo in questa sezione dovrai provvedere a

b) Le autorizzazioni sulle operazioni contabili.
Questa sezione ti consentirà di stabilire se  il collaboratore, in caso di emissione di una ricevuta di incasso, potrà visualizzare LE SUE entrate/uscite del giorno corrente o del mese corrente.
Che significa tutto ciò? Se un tuo collaboratore incassa un acconto o un saldo da un tuo cliente, iPatente traccerà l’operazione indicandoti anche quanti soldi contanti il collaboratore detiene nella propria cassa. Per quanto tempo il tuo collaboratore potrà vedere l’operazione da lui effettuata? Le 2 opzioni ti consentono appunto di limitare la visualizzazione al giorno corrente oppure al mese corrente.
Cosa significa “l’utente può emettere fatture e DCW” ?
Spuntando questa il tuo collaboratore, in fase di emissione della ricevuta di pagamento (non fiscale) potrà far emettere anche la fattura ed il DCW (Documento Commerciale Web) ma non potrà trasmettere verso l’Agenzia delle Entrate tali corrispettivi.
Per consentirgli anche di trasmettere i corrispettivi, dovrai spuntare anche “l’utente può trasmettere fatture e DCW”

 

ATTENZIONE! Occorre ricordarsi di salvare le modifiche prima abbandonare la schermata.

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