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Inserire i dati Autoscuola

I dati autoscuola si inseriscono dal menù “Gestione Sede”

Cosa dovrò inserire?
1) Dati “anagrafici” e di recapito dell’Autoscuola.
Troverai 2 campi che apparentemente sembrano uguali ovvero “denominazione” e “denominazione breve”.
A cosa serve avere 2 tipi di denominazione?
Questa differenziazione è molto utile sia se hai una denominazione sociale che non corrisponde con il nome dell’autoscuola, sia se hai più sedi e vuoi dare un “nome breve” ad ogni sede, senza il rischio di alterare la denominazione sociale che è importante soprattutto ai fini fiscali.

2) Dati del portale dell’automobilista
iPatente Cloud  effettua numerose operazioni con il portale dell’automobilista pertanto è FONDAMENTALE inserire i dati di accesso al portale così da permettere ad iPatente di accedere in automatico al portale ed effettuare per te molte operazioni in automatico che ti consentiranno di risparmiare molto tempo nella gestione dei tuoi clienti.
Raccomandiamo di compilare attentamente tutti i campi in quanto iPatente Cloud effettua l’accesso in automatico al portale pertanto se i dati dovessero essere inesatti, in caso di reiterati accessi (+ di 3 conteporanei)  l’accesso al portale verrà bloccato e sarà necessario richiedere una nuova password di accesso.
Raccomandiamo inoltre di aggiornare i dati in questa sezione ogni volta che effettui il cambio della password per l’accesso al portale dell’automobilista.

Noterai, nell’immagine di sopra, che ci sono dei numeri (660,154,5 ecc). Sono i codici località, necessari per poter visualizzare correttamente gli esami prenotati.
Cosa sono i codici località?
Sono i codici con i quali la Motorizzazione abbina l’esame all’autoscuola per le sedute in conto privato e sono i codici usati dalla Motorizzazione stessa quando l’esame si fa in conto stato.
Il codice località di tutte le motorizzazione è 660 ed è il codice usato quando si fanno esami quiz. Per le autoscuole di Roma e provincia, occorre indicare anche il codice 661 in quanto esistono 2 uffici operativi (R1 ed R2)
Non conosco i miei codici località. Dove li trovo?
Accedi al portale dell’automobilista sezione “sistema unico prenotazione esame”, clicca su “verbali svolti – cons” e richiama un esame di guida effettuato (per la teoria, come già detto, il codice è 660).
Seleziona l’esame svolto, clicca sul dettaglio esame e ti verrà mostrato l’esame effettuato con la lista allievi e l’esito di ciascuno di essi.

Come puoi notare dall’immagine in alto, tra le informazioni relative alla sessione di esame trovi il codice località della tua autoscuola.
Attenzione però: gli esami di guida fatti in motorizzazione hanno un codice località, gli esami fatti con il consorzio hanno altri codici località ed inoltre se fai esami con altri colleghi, dovrai inserire anche i codici località delle loro autoscuole.
Nell’esempio in alto trovi elencati molti codici località poichè l’autoscuola in questione ha 3 sedi, aderisce ad un consorzio ed a volte fa esami assieme ad altre autoscuole pertanto si è provveduti ad inserire tutti i codici località relativi.
Cosa succede se non inserisco i codici località?
La funzione “gestione esami”  – Prenotazione Esami  – che legge in automatico i dati dal portale aggiornando le date esami ed indicando a ciascun allievo quando dovrà sostenere l’esame, non funzionerà correttamente.  Provando ad aggiornare la lista dei candidati prenotati in esame, non verrà visualizzato nessun nominativo.
A cosa serve “AGGIUNGI MATRICOLA”?
Ad aggiungere una ulteriore matricola onde consentire la trasmissione dati anche con altri dati di accesso.
Esempio tipico:
Ho una Autoscuola ed una Agenzia Pratiche e voglio usare iPatente Cloud per trasmettere i rinnovi con il codice agenzia. Inserendo un’altra matricola, potrete scegliere all’atto della trasmissione della pratica, se farlo con la matricola autoscuola o con quella agenzia
Altro esempio:
Ho 2 sedi autoscuole ma voglio usare un solo gestionale, preservandomi la possibilità di iscrivere gli allievi nelle 2 sedi con le rispettive matricole.
Cliccando su “AGGIUNGI MATRICOLA” ti verrà richiesto di digitare l’etichetta della nuova matricola e premere conferma. L’etichetta della nuova matricola altro non è che il nome che vogliamo dare a quella matricola per individuarla facilmente all’interno di iPatente Cloud.
Potrei scrivervi ad esempio: Matricola Agenzia, oppure Sede XXX ecc.
Attenzione:
Se inserisci una seconda matricola, ricordati che i dati del recapito sono impostati automaticamente dalla sede principale. Pertanto, se trasmetti un rinnovo con indicazione di recapitare la patente in autoscuola, sul portale verrà trasmesso l’indirizzo della sede principale dell’autoscuola.
Per modificare i dati del recapito sulle matricole secondarie, posizionati con il mouse su “Gestione Sede”, ti verrà mostrato il menù di scelta. Seleziona “Gestione Matricole” , dal box “Nome assegnato alla Matricola” scegli la matricola da visualizzare e, se necessario, provvedi ad effettuare le modifiche necessarie su indirizzo ecc. Ricordati di premere “salva modifiche” a modifiche completate.
Allo stesso modo, per salvare i dati inseriti nella sezione “gestione sede” devono essere confermati attraverso il pulsante “conferma modifiche” posto in alto a destra, come da immagine di sotto.

3) Fasce orarie esami
iPatente Cloud acquisce in automatico i dati dal portale dell’automobilista in merito alle date esami prenotate per ciascun allievo, compreso i relativi turni.
Inserire gli orari dei turni della vostra motorizzazione consentirà all’allievo di avere informazioni precise e dettagliate, oltrechè del turno, anche dell’orario in cui verrà svolto l’esame. Per personalizzare l’orario di ciascun turno, scorri nella pagina di “Gestione Sede”, trova la sezione “Fasce orarie ed Esami” e personalizza gli orari secondo le tue esigenze.
Ricordati di salvare i cambiamenti e le modifiche come indicato in alto.

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