Questa sezione si è trasformata in una prima nota di cassa molto più approfondita rispetto alla precedente versione. Di seguito tutte le novità della versione.
a) Miglioramento della visualizzazione tabellare dei dati
Abbiamo razionalizzato la tabella che mostra i dati di riepilogo della nota di cassa, migliorando la sequenza dei campi di visualizzazione, come da immagine in figura.
Abbiamo inserito il campo “STATUS” nel quale si può notare la scritta “RP” (1). Essa indica che su quel movimento è stata emessa una ricevuta di pagamento e per vederne il dettaglio occorre cliccare sulla scritta “RP”.
In tal modo la ricevuta di pagamento, oltrechè visualizzata, potrà anche essere cancellata nel caso ci siano stati errori di emissione.
Si può notare, di fianco la scritta RP, la scritta “+ Genera doc. fiscale” (2).
Se troviamo tale scritta significa che è stata emessa una ricevuta di pagamento per quel movimento ma NON è stato ancora emesso un documento fiscale (fattura, Dcw ecc).
Abbiamo inserito questa importante funzione per evitare di commettere errori nella contabilità.
Occorre ricordare che l’incasso dei servizi si può effettuare da diverse funzione dell’app iPatente Cloud, compreso l’incasso dalla versione “mobile ” dell’app.
Questa soluzione, ad esempio, è molto utile per coloro che incassano un servizio con la versione mobile dell’App iPatente Cloud (ad esempio un istruttore che è in guida) e demandano l’emissione del documento fiscale ad altri (segretaria, titolare ecc), oppure per le autoscuole multisedi che, ad esempio, intendono centralizzare l’emissione dei documenti fiscali.
Per generare un documento fiscale direttamente dalla sezione ENTRATE/USCITE, occorre cliccare sul campo + Genera doc. fiscale. Apparirà in basso a destra una etichetta a fondo rosso con la scritta “Genera Doc. fiscale da x ricevuta”. Basterà posizionarsi con il mouse sulla etichetta rossa per scegliere dal menù quale documento fiscale si intende generare, come da immagine di sotto.
Attenzione! Il sistema consente la selezione multipla anche di ricevute appartenenti a diverse persone. In tal caso verrà generato un documento fiscale che riporta dentro tutti i servizi selezionati ma con intestazione della prima persona selezionata. Abbiamo consentito questa opzione poichè con la stessa logica potrebbero essere selezionate ricevute di pagamento appartenenti ad una stessa persona per generarne un documento fiscale unico, come accade ad esempio con la fatturazione differita.
il campo “CASSA” (3) adesso permette di individuare agevolmente i flussi di cassa e chi li detiene.
Se in corrispondenza di tale campo trovi la scritta CASSA, significa che l’incasso della specifica ricevuta è ancora in mano a chi l’ha generata
Se invece trovi un nominativo, indica che chi ha generato la ricevuta ha passato l’incasso ad un’altra persona.
Ogni spesa che viene effettuata verrà “spalmata” sulla cassa detenuta da ciascun operatore.
Nell’immagine in alto troviamo un nominativo sotto il campo cassa e una scritta SPESE in rosso.
Si potrà notare dall’esempio in alto che l’operatore Natascia O. ha passato l’incasso a Piero O. il quale poi ha effettuato delle spese.
Sfiorando con il mouse il nominativo a cui è stata passata la cassa, viene indicato quanto, rispetto all’importo della ricevuta emessa, è stato passato al nominativo evidenziato.
Nell’esempio 1, la ricevuta di € 120,00 è stata passata per intero all’operatore Piero O.
Nell’esempio 2 viene mostrato l’importo totale delle spese “detratte” dalla ricevuta in oggetto. Risulta pertanto che le spese “imputate” a quella ricevuta sono di € 120,00 e che tale importo è stato speso totalmente da Piero O.
Ciò che può apparire un eccesso di analisi contabile rappresenta di fatto un ottimo strumento per il controllo gestionale da parte del titolare, soprattutto quando si avvale di collaboratori ai quali ha demandato le funzioni di incasso.
Permette di fugare ogni singolo dubbio e consente di avere la massima trasparenza nelle operazioni effettuate.
Nell’esemmpio in basso, possiamo notare ad esempio che l’operatore non ha passato l’incasso della specifica ricevuta a nessun altro operatore, data l’assenza di altri nominativi.
Salta all’occhio che parte dell’importo incassato è stato speso. Risultano infatti 2 spese per un totale di € 125,00 (esempio 3), spese fatte dall’operatore che ha incassato quella ricevuta
Inoltre l’operatore ha ancora soldi in cassa sulla specifica ricevuta, pari ad € 44,00
Come si fa a passare l’incasso in contanti o gli assegni da un operatore ad un altro?
Poniamo ad esempio che chi sta in segreteria, dopo aver effettuato diversi incassi, voglia passare l’importo al proprio titolare o ad altri operatori, la procedura da seguire è la seguente:
a) selezionare un o più movimenti tramite l’apposita casellina (1)
b) cliccare sul pulsante rosso “MOVIMENTA X RICEVUTE” (2)
Nell’immagine in alto si può notare che sono stati selezionati movimenti con scritto “SPESE” . Ovviamente non verrà movimentato nulla di quei movimenti poichè la sola scritta SPESE indica che l’intero importo del movimento contabile è stato speso.
Gli importo che verranno movimentati sono relativi alle voci che riportano la scritta “CASSA”, purchè di competenza della persona che sta effettuando il movimento.
Ciò significa che se chi ha funzioni di amministrazione del sistema volesse passare la cassa di altre persone, dovrà effettuare una procedura diversa altrimenti verrà mostrato questo avviso:
Movimentiamo la cassa:
Una volta premuto l’apposito pulsante (2), si aprirà una schermata per effettuare i MOVIMENTI DI CASSA dalla quale si dovrà selezionare l’operatore al quale “passare” l’importo delle ricevute selezionate (1).
L’importo in contanti sarà pari alla somma delle ricevute selezionate, al netto di eventuali spese effettuate (2.
Se ci sono assegni, il sistema indicherà in un conteggio separato il loro importo (3).
La data del movimento è quella della giornata odierna (5)
Si possono aggiungere eventuali note al movimento effettuato (5).
Per completare la procedura, occorre premere il pulsante “CONFERMA” (6).
Per visualizzare in maniera analitica la cassa ed i movimenti di cassa, occorre selezionare l’opzione “movimenti di cassa” dal menù di visualizzazione (1)
Selezionata la schermata, verrà mostrato il riepilogo degli operatori che posseggono una cassa. Da notare che l’operatore appare in lista sia se ha una cassa positiva che negativa.
L’operatore avrà una cassa negativa se ha effettuato delle spese e non aveva danari in cassa . In sostanza ha anticipato delle spese in contanti.
Occorre specificare che tutti i movimenti relativi agli incassi effettuati con Bancomat, Carta di Credito, Bonifico confluiscono in un unico conto chiamato BANCA
Allo stesso modo, se registriamo un incasso da bollettino postale, verrà mostrato il conto C/C Postale.
Quindi l’operatore non dovrà effettuare alcun movimento di cassa se ha effettuato incassi con tali strumenti di pagamento.
Se invece ha incassato con assegno, appariranno 2 nominativi per lo stesso operatore (se ha anche una cassa contanti) dove in uno viene indicato l’importo della cassa contanti e l’altro della “cassa” assegni.
Il pulsante indicato dalla freccia di fig. 2 serve per effettuare movimentazioni di cassa da parte del titolare con funzioni di amministratore mentre il simbolo “pennino” indicato dalla freccia fig. 3 serve per correggere l’importo della cassa per effettuare una “forzatura manuale ” laddove l’importo della cassa dovesse risultare incongruente oppure per azzerare la cassa dell’operaore (si effettua inserendo come importo € 0 )-
La freccia di fig.4 indica invece il pulsante per la cancellazione del singolo movimento laddove si dovessero riscontrare eventuali errori nel movimento fatto.
Una volta premuta l’icona “cestino”, verrà richiesta la conferma dell’operazione. Se si sceglie “SI”, il movimento verrà eliminato ma la cassa non verrà rettificata. Se si sceglie “SI e RETTIFICA CASSA”, verrà eliminato il movimento e verrà rettificata la cassa dell’operatore cui l’operazione fa riferimento per l’importo indicato nel movimento cancellato.
